Contadores e escritórios contábeis
Dor Comprovantes, balanços e documentos fiscais espalhados em e-mail, WhatsApp e pasta do servidor. Cliente manda errado, manda de novo, e o histórico do chat vira arquivo morto com CPF e CNPJ.
- Abertura / onboarding de cliente (contrato social, docs dos sócios, comprovantes)
- Entrega mensal: cliente envia notas e extratos; escritório devolve guias e DARFs por link com prazo
- Imposto de renda PF/PJ — checklist anual recorrente
- Envio de balancetes e relatórios sem deixar PDF eterno no grupo
Corretores (imóveis e seguros)
Dor Proposta, RG, comprovante de renda e apólice circulam no WhatsApp durante a negociação — e continuam lá depois que o negócio fecha ou cai.
- Proposta / cadastro de interessado (docs pessoais + renda)
- Vistoria e laudos com prazo de validade do link
- Apólice e endosso: envio ao segurado com delete após download
- Renovação anual: checklist recorrente de documentos atualizados
Advogados e escritórios jurídicos
Dor Procurações, contratos, petições e provas sensíveis não deveriam ficar no histórico do celular do cliente nem do estagiário. Falta rastro de quem baixou.
- Contratação de cliente: docs pessoais, procurações, contratos
- Coleta de provas e anexos por checklist (um item = um pedido)
- Envio de minutas e versões finais com prazo
- Pasta por processo/cliente para a equipe interna
Clínicas, consultórios e laboratórios
Dor Pedidos de exame, laudos e documentos do paciente no chat violam a expectativa de sigilo e criam risco LGPD alto: o arquivo permanece no aparelho da família.
- Cadastro / admissão de paciente (docs + autorizações)
- Envio de pedido de exame e recebimento de resultado com prazo curto
- Convênios: checklist de documentação para autorização
- Entrega de laudo sem anexar no WhatsApp eterno
Despachantes
Dor CAC, CRLV, transferência: o cliente manda foto ilegível no zap, falta certidão, e ninguém sabe o que já chegou. Retrabalho diário.
- Registro / renovação de CAC — CNH, certidões, comprovantes
- Transferência de veículo / CRLV
- Licenciamento e emplacamento com checklist padrão
- Pedido avulso de documento faltante (só o item rejeitado)
RH e Departamento Pessoal
Dor Admissão vira thread de e-mail e WhatsApp: falta CTPS, falta exame, falta comprovante. Dados de candidatos ficam em grupos e notebooks sem política de retenção.
- Admissão: checklist completo (RG, CPF, comprovantes, exames, contratos)
- Estágio / jovem aprendiz — pacote documental
- Atualização cadastral periódica (recorrência)
- Envio de holerites, informes e documentos trabalhistas com prazo
Imobiliárias e administradoras
Dor Locação e venda pedem dúzias de documentos do locatário, fiador e proprietário. Tudo no grupo do corretor; depois ninguém acha a versão certa.
- Análise de crédito / cadastro de locatário e fiador
- Documentação para escritura e registro
- Vistoria de entrada/saída (fotos e laudos)
- Renovação de contrato — docs atualizados
Escolas e instituições de ensino
Dor Matrícula e rematrícula: RG do aluno, comprovante, vacina, autorizações — pais mandam no grupo da turma. Dados de menores exigem cuidado extra.
- Matrícula / rematrícula com checklist
- Bolsa e documentação socioeconômica
- Envio de boletins e declarações com link temporário
- Atualização cadastral anual (recorrência)
Financeiras e correspondentes bancários
Dor Proposta de crédito exige selfie, documento, comprovante e contrato. Arquivo no WhatsApp do correspondente é risco de fraude e de compliance.
- Abertura de proposta / KYC documental
- Checklist de crédito consignado, veículos ou imobiliário
- Envio de contrato para assinatura (versão final com prazo)
- Reenvio só do documento rejeitado (ilegível / vencido)
Construtoras, engenharia e arquitetura
Dor Plantas, ART, contratos de obra e documentos de fornecedores ficam em Drive compartilhado sem prazo ou no zap da obra — difícil controlar quem ainda tem acesso.
- Cadastro de cliente / obra (docs e contratos)
- Coleta de documentos de fornecedores e prestadores
- Envio de plantas e medições com validade do link
- Entrega de manuais e garantias ao final da obra
Cartórios e serviços notariais (apoio)
Dor Clientes chegam sem a lista completa. Pedir “manda no WhatsApp o que falta” gera retrabalho e documentos pessoais no aparelho errado.
- Pré-atendimento: checklist por tipo de ato
- Pedido de documentos faltantes por link
- Devolução de via digital com prazo curto
Agências de viagem e turismo
Dor Passaporte, visto, vouchers e autorizações de menor no grupo da família — dados de viagem e identidade misturados.
- Checklist pré-viagem (passaporte, visto, vacinas)
- Autorização de viagem de menor
- Envio de vouchers e bilhetes com expiração
O padrão é o mesmo em todos os segmentos
- Modelo reutilizável — cadastre a lista de documentos uma vez.
- Processo na pasta do cliente — abra a instância e gere o hub.
- Um link no WhatsApp ou e-mail — o cliente envia sem login.
- Checklist ao vivo — ✔ enviado, ○ faltando; peça de novo só o item ruim.
- Prazo e rastro — apague quando acabar; saiba quem baixou.
Quer ver na prática? Cadastre-se, monte o primeiro modelo de processo e envie o link. Leia também o guia Como enviar arquivos com segurança e os planos.